Has recibido una oferta de una empresa especializada en “gestión documental” que te ofrece escanear los documentos que genera tú negocio y almacenarlos en formato electrónico. ¿Qué cuestiones debes tener en cuenta?

Gestión documental

Papel. Tú negocio genera muchos documentos en papel (pedidos, facturas, correspondencia…), por lo que te estás planteando aceptar la oferta de esta empresa. De esta manera ahorrarás espacio en tú archivo y será más sencillo localizar los documentos. ¡Atención!  ¿Tiene el mismo valor un documento escaneado que el original? ¿Podrás destruir los documentos una vez escaneados?

Servicio. Si tecleas en cualquier buscador de Internet las palabras “servicio de gestión documental”, encontrarás empresas que prestan este servicio. Básicamente, éste consiste en escanear toda la documentación que genera tú empresa y guardarla en un soporte digital. Apunta.  Para realizar esta tarea puedes contratar a una empresa externa, pero también puedes realizarla tú mismo…

Facturas y documentos contables

Requisitos. No obstante, ten en cuenta que las facturas y la documentación contable escaneados sólo serán válidos si cumples unos requisitos en el momento de escanearlos y almacenarlos (te los explicamos a continuación). ¡Atención!  Si no cumples dichos requisitos, no te podrás desprender definitivamente de los originales en papel.

Homologado. Pues bien, para que los documentos escaneados sean válidos a efectos fiscales, Hacienda exige que el escaneo se haga con un software de digitalización certificado que permita obtener una imagen fiel e íntegra de cada documento. Apunta.  Dichas imágenes deben incorporar, además, la firma electrónica de tú empresa o la de la empresa que te preste el servicio.

Resto de documentos

Escaneado. Para el resto de documentos (contratos con proveedores, pedidos de clientes, correspondencia…) la ley no exige esos requisitos. Aun así:

  • Lo mejor es que los escanees y almacenes también con un sistema homologado (puedes utilizar el mismo que para las facturas).  Así podrás desprenderse de los originales en papel.
  • En todo caso, siempre es aconsejable una cierta prudencia, de modo que conserve los originales de aquellos documentos más relevantes (contratos en vigor, pólizas de seguros…).

Validez. Un documento escaneado (por ejemplo, un pedido de mercancía que un cliente niega haberle hecho) puede presentarse en pleito, tanto si lo ha sido con un sistema homologado como si no. Y si la otra parte no impugna su autenticidad, te servirá como prueba de que el pedido existió. ¡Atención!  Si la otra parte lo impugna, se procede a comprobar su autenticidad. En ese caso:

  • Si el documento se escaneó con un sistema homologado será más fácil demostrar su autenticidad (pues va firmado electrónicamente, ha intervenido una empresa homologada…).
  • Si el sistema no está homologado lo tendrás más difícil, sobre todo si no tiene otras pruebas de que el pedido existió.  Por eso, si escaneas la documentación de tú empresa con un sistema no homologado, es aconsejable que no te desprendas definitivamente de los originales.

Escanea tus documentos de forma legal mediante un software homologado para todo tipo de documentos (no sólo las facturas y documentos contables). De esta manera, y cumpliendo unos requisitos, podrás eliminar los documentos en papel.

 

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Fuente: www.agenciatributaria.es