¡Toc! ¡Toc! Hola, soy el inspector

¿Qué hacer si un día se presenta un inspector?

Cada vez es más frecuente que haya una inspección por sorpresa en los negocios, en las que un inspector pretende acceder a la contabilidad y a los ordenadores.

En estos casos, su documentación y sus ordenadores están más o menos protegidos según en qué dependencia de su empresa estén ubicados:

  • No protegido. Si los ordenadores están situados en zonas abiertas al público (por ejemplo, en la recepción), o en zonas en las que se desarrolle la actividad laboral o comercial (por ejemplo, en el almacén), el inspector podrá acceder a ellos presentando una autorización escrita del delegado o del director de departamento. Apunte.  Si el inspector no aporta dicha autorización, usted podrá negarle el acceso a los ordenadores, sin que puedan sancionarle por ello.
  • Protegido. Pero si la documentación y los equipos están situados en dependencias reservadas para llevar a cabo la dirección o la gestión de la empresa (sin intromisiones ajenas), o en zonas específicas que sirvan para conservar la documentación del día a día de la sociedad, no será suficiente con la autorización anterior. Apunte.  En estos casos, el inspector debe aportar una orden judicial para llevar a cabo la inspección (ya que los tribunales reconocen a estas zonas de la empresa la misma protección que a un domicilio particular).

Consejo. Por lo tanto, si desea proteger al máximo la información de su empresa, procure conservarla en la zona destinada a la dirección, perfectamente delimitada y separada del resto de dependencias (por ejemplo, identifique dicha dependencia con un letrero que diga “Dirección”):

  • Si su local es pequeño y abierto al público, puede reservar una pequeña habitación para conservar la documentación.
  • Si pese a su oposición el inspector accede sin orden judicial a una de estas zonas reservadas, deje constancia en la diligencia de que usted no consiente dicho acceso. Apunte.  De ese modo, si su empresa recibe una liquidación y una sanción como consecuencia de estas actuaciones, podrá solicitar a los tribunales que las anulen por haberse obtenido la información de forma incorrecta.

Conserve los ordenadores con información más sensible y los documentos más importantes en las dependencias reservadas a la dirección y a la gestión de la empresa.

 

Fuente: Indicator

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